Archivierung
Archives Portal Europe.
Quellen suchen und sicherstellen
Zur Dokumentation der Bedeutung und Vielfalt des Agrar- und Ernährungssektors im 19./20. Jahrhundert unterhalten wir Kontakte zu mehreren hundert Organisationen, Institutionen und Personen, die über Archivmaterial verfügen. Wir suchen aktiv nach Quellenmaterial (Protokolle, Briefe, Berichte, etc. in papier- bzw. elektronischer Form sowie Bild- und Tonträger), um möglichst alle Tätigkeitsfelder abzudecken. Bisher haben wir Archivalien von mehr als zweihundert Aktenbildnern im Umfang von ca. 2 Laufkilometern ausfindig gemacht, sichergestellt, erschlossen und archiviert.
Archivalien erschliessen
Archivalien erschliessen heisst, diese zu sichten, zu bewerten und zu ordnen, so dass sie sachgerecht aufbewahrt und künftig zu Forschungszwecken benutzt werden können. Dabei werden die in Dossiers geordneten und verzeichneten Unterlagen von zerstörenden Hilfsmitteln (Metall, Gummi, Plastik) befreit und in säurefreien Archivschachteln gelagert. Die elektronischen Unterlagen werden in geeignete Dateiformate konvertiert und an Archive abgeliefert, die über das Wissen und die Mittel zu ihrer langfristig sicheren Aufbewahrung verfügen.
Die Bewertung (Entscheid über die Archivwürdigkeit) geschieht auf der Grundlage von spezifischem Sachwissen und erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Aktenbildnern, d.h. denjenigen Personen und Institutionen, die die Unterlagen produziert haben oder über sie verfügen.
Unterlagenführung (Records Management)
Immer mehr Aktenbildner erkennen heute die Wichtigkeit einer transparenten Unterlagenführung und Informationsverwaltung für ihre Geschäftstätigkeit. Gemeinsam mit ihnen erarbeiten wir Ordnungssysteme, Organisationsvorschriften und Prozesshandbücher, setzen diese technisch und organisatorisch um und archivieren die archivwürdigen Unterlagen in elektronischer und/oder Papierform. Zudem beraten wir die Aktenbildner über die rechtlichen Fragen rund um die Archivierung von Unterlagen. So schaffen wir gemeinsam mit den Aktenbildnern Grundlagen für die Aufbewahrung der archivwürdigen Dokumente in der Zukunft.
Online-Portal Archivbestände
Die Datenbank enthält die Verzeichnungsdaten aller Archivbestände, die wir bisher erschlossen haben. Die Struktur der Verzeichnungsdaten und die Gruppierung der Archivbestände werden im Portal Archivbestände erläutert. Die Verzeichnungsdaten der B- und C-Bestände publizieren wir zudem auf Archives Portal Europe (APE).